Deca

Studentska putovanja: Sponzorstvo ili Travel Grant

Studentska putovanja: Sponzorstvo ili Travel Grant

Ako ste već ispitali mogućnost da od organizatora seminara ili konferencije dobijete stipendiju ili ste je već dobili, a i dalje Vam treba finansijska pomoć da pokrijete troškove učešća ili puta, preporučujemo Vam da ovaj problem pokušate rešiti na sledeći način.

 

 

Ako ste već ispitali mogućnost da od organizatora seminara ili konferencije dobijete stipendiju ili ste je već dobili, a i dalje Vam treba finansijska pomoć da pokrijete troškove učešća ili puta, preporučujemo Vam da ovaj problem pokušate rešiti na sledeći način.
 
Kome se obratiti?

Ovo predstavlja početak vašeg putovanja odnosno avanture. Naoružajte se strpljenjem i upornošću i krenite u akciju. Spektar mogućih odgovora je širok, ali broj onih koji će Vam zaista i dati finansijsku pomoć nije toliko velik. Zato je najbolje da izaberete više potencijalnih sponzora i na taj nain povećate šanse. Imajte u vidu da će vam za veću sumu novca često trebati i više sponzora. Prilikom izbora nije loše ni da pitate organizatore seminara/konferencije da li mogu da Vas upute na nekoga.

Organizatori ozbiljnijih i većih programa, koji obično dosta i koštaju, uglavnom mogu da Vam predlože potencijalne sponzore. Nekada su to ambasade stranih zemalja (najčešće one zemlje u koju idete), strani kulturni centri, predstavnistva stranih kompanija i preduzeća kao i obrazovni i naučni fondovi odnosno fondacije. Takođe, uzmite u obzir: Fakultet/Viša škola na kojoj studirate, firma u kojoj ste zaposleni, kompanije koje se bave delatnošću vezanom za program u kojem treba da učestvujete koai kompanije koje imaju tradiciju sponzorisanja studenata… Razmislite da li organizacija/firma može imati neku korist od toga što će Vas sponzorisati – da li je možete nekako reklamirati – ovde ili tokom programa, da li je možda kompanija od koje tražite sponzorstvo zainteresovana za vas kao budućeg zaposlenog. Osmislite mali plan, stavite ga na papir i pošaljite zajdno sa vašom molbom… često je preporučljivo da to bude dodatak – opravdanost.
 

Počnite na vreme!
Naći sponzora nije lak posao i često moze biti dugotrajan proces. U nekim kompanijama proces odobravanja mora proći više tela pa samim time može potrajati i do nekoliko nedelja. No, to ne treba da Vas obeshrabri nego podstakne da se organizujte na vreme i date sve od sebe. Mnogima je uspelo, samo zahvaljujući trudu i upornosti, pa može i Vama. Takođe, organizacije koje uobičajeno finansiraju učesnike nekih programa mogu imati planiran i ograničen budžet, što znači da ako se javite među prvima veće su šanse da ćete dobiti novac.
 
Proverite da li imaju praksu davanja sponzorstva i ko je za to nadležan.

Pre nego što odlučite kome ćete poslati molbu za sponzorstvo, pozovite firme/organizacije/ambasade telefonom i raspitajte se kome treba da se obratite tim povodom. Tako ćete malo opipati teren, možda izbaciti iz izbora one koji Vam ionako ne bi dali pare i smanjiti dozu razočarenja što Vam nisu odgovorili na molbu. Takođe, saznaćete ko je prava osoba za ispunjenje Vaše molbe, što je vrlo korisna informacija.

 
Šta poslati?

Uvodno pismo – molbu u kojoj izlažete svoj „slučaj„. Ovom pismu priložite i uverenje od organizatora programa da ste primljeni, kao i vašu biografiju (CV). Možete priložti i neka dodatna dokumenta ukoliko mislite da su od većeg značaja (preporuku, kopije diploma…), ali se trudite da ne šaljete ništa što baš ne morate. Ako ih zatrpate većim brojem stvari za čitanje, samo ćete ih demotivisati da se uopšte potrude da ih čitaju. Treba da ih osvojite uz što manje reči, naravno ne izostavljajući bitne informacije.

 

Razgovor ili intervju?

U ovom slučaju do intervijua je dosta teško doći. Ljudi koji odlučuju  o tome da li će vam neka firma odobriti  sponzorstvo ili ne su dosta zauzeti i nemaju vremena za intervijue. Ukoliko ipak uspete da dogovorite razgovor, to je odlično. Ponesite sa sobom sve materijale koje biste im inače poslali poštom i dobro se pripremite za razgovor. Takođe se dobro pripremite za nezgodna pitanja kao sto su: „Zašto bismo vam odobrili sponzorstvo (travel grant) „Kakve mi imamo koristi od toga što ćete vi prisustvovati..” itd.
Kada ste uspešno izbegli sva nezgodna pitanja (u koliko ih uopste bude bilo) potvrdite sve ono što ste napisali u molbi za sponzorstvo/finansijsku pomoć kao i ono sto stoji u pratećim dokumentima.

 
Molba.

Ukoliko naslovljavate pismo koje šaljete potencijalnim sponzorima, nikako nemojte upotrebiti reč „zahtev“ nego isključivo „molba„. U molbi treba prvo da naznačite svrhu Vašeg obraćanja. Potom bi trebalo da ukratko opišete program u kojem ćete učestvovati, ističući njegove kvalitete i značaj za Vaše dalje obrazovanje i rad, kao i eventualne koristi koje bi organizacija/kompanija mogla da ima od sponzorstva (ukoliko ih uopšte ima).
Obavezno navedite i iznos pomoći koja Vam je potrebna i obrazložite to.

Na primer:
Cena učešća 80 evra
Povratna avionska karta 230 evra
Ukupno 310 evra

Molbu pišete u formalno – poslovnom stilu.
Obraćajte se sa „Poštovani gospodine/gospođo-ice…“ i završite sa uobičajenim pozdravima „Sa poštovanjem, …„, „U iščekivanju Vašeg odgovora, …“ i slično. Na kraju obavezno stavite mesto i datum pisanja i potpišite se. Ako uz molbu prilažete i druge dokumente, to takođe navedite.

Ne preterujte u visini zahteva.

Budite realni –sponzori uvek kalkulišu sa minimumom troškva. Kada navodite iznose troškova, nemojte ih preuveličavati i razmisljati logikomtražim 5 da bih dobio 4”. Ukoliko putujete negde relativno bliže, nemojte odmah navesti cenu avionske karte za prvu klasu, nego izaberite jeftiniji vid prevoza. Time su vam veće šanse da će taj iznos biti odobren. Budite spremni na mogućnost da Vam sponzori zahtevaju da im donesete putnu kartu kao potvrdu ili čak da Vam i oni sami uplate potreban iznos npr. da cenu učešća plate direktno organizatoru programa u kome učestvujete ili da kartu plate direktno agenciji koja vrši prodaju istih.
Time sponzori smanjuju poresku obavezu, lakše knjiže troškove i poštuju interna pravila. Ako Vam je potreban veći iznos novca, možda je bolje da idete na varijantu da od više sponzora dobijete manje iznose, ali da ste na kraju „pokriveni„. U tom slučaju im stavite do znanja da Vam svaka pomoć znači, prema njihovim mogućnostima.

 
Adresant.

U molbi obavezno navedite naziv i adresu firme kojoj je šaljete a vrlo je poželjno da navedete i ime osobe koja je zadužena za ova pitanja, ukoliko saznate ko je to. Stavljajući naziv i adresu firme dajete do znanja da ste svesno izabrali tu organizaciju a ne da je to još samo jedna od mnogih kojima ste se obratili svojim odštancanim pismom. Adresirajući pismo na konkretnu osobu u firmi, iskazujete joj poštovanje i stavljate do znanja da ste se potrudili da se informišete. Upravao iz toga razloga u celu dokumantaciju je pozeljno uključiti i propratno pismo.

Pakovanje i slanje pisma.

Obavezno koristite belu kovertu, nikako plavu (onu u kojoj se šalju sudski pozivi). Ukoliko ste član neke orgaznizacije molbu možete poslati i u koverti organizacije (ovo me važi i za političke stranke). Molbu i prateću dokumentaciju savijte na tri dela, tako da se krajevi lista savijaju ka unutrašnjosti strane. Ako vam je ipak potebna veća koverta odlučite se za pristojnu varijantu. Pošaljite kopiju pozivnog pisma, nikako original i u molbi naglasite da se original može dobiti na uvid. Isto uradite i sa preporukama, i ostalom dokumetacijom koju imate samo u jednom primerku.

Prošlo je par dana a vas niko nije zvao.

Ukoliko Vam nisu odgovorili, nazovite ih da se raspitate kada otprilike možete očekivati odgovor. Često kompanije i institucije odobre sponzorstvo ali čekaju vas da se javite. Budite prijatni tokom razgovora. Time ćete ih potsetiti na sebe i ostaviti utisak odgovorne osobe. Nemojte ih zivkati svaki čas jer će te im tako samo dosađivati pa možete proizvesti kontra efekat

 

Pošaljite im razglednicu.

Kada otputujete, pošaljite Vašim sponzorima razglednicu u kojoj im se još jednom zahvaljujete za pomoć. Kada se vratite sa puta obavezno im se javite, ispričajte kako je bilo i ostavite prostor za buduću saradnju. Ako želite da im poklonite neki suvenir to je svakako dobro došlo. Kada birate poklon odnosno suvenir, vodite računa da to bude nešto što će ostati u kompaniji ili instituciji i onda kada se menadžment promeni.

 
Autor: Bogdan Đakonović
 

 

Fb komentari

Ostavite komentar

Click here to post a comment

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Neophodna polja su označena *

Facebook

Organ Vlasti Instagram

Instagram has returned empty data. Please check your username/hashtag.